Datenschutzerklärung – HDZ-Innovation-Day 2026
Stand: Sep 22, 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem HDZ-Innovation-Day 2026 ist:
gerne events UG Nina Enczmann Hausburgstr. 6 10249 Berlin E-Mail: n.enczmann@gerne-events.de
Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse. Einen Widerruf Ihrer Einwilligung können Sie außerdem jederzeit per E-Mail an sehr@gerne-events.de erklären.
2. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Teilnehmenden im Rahmen der Anmeldung und Durchführung des HDZ-Innovation-Day 2026 zu folgenden Zwecken:
1. Bearbeitung der Anmeldung und Organisation der Teilnahme (Einlass, Verpflegung, Sitzplätze) – Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da mit der Anmeldung ein Vertrag über die (kostenlose) Teilnahme an der Veranstaltung zustande kommt.
2. Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung (z. B. Programmänderungen, Nachbereitung) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3. Nachweis der Teilnahme gegenüber der zuständigen Ärztekammer zur Vergabe von Fortbildungspunkten, sofern die Veranstaltung als ärztliche Fortbildung zertifiziert ist – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) i. V. m. der jeweiligen Fortbildungsordnung.
4. Organisatorische Abstimmung mit Location, Catering und Dienstleistern – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem reibungslosen Ablauf).
Da im Rahmen der Anmeldung die EFN-Nummer (Einheitliche Fortbildungsnummer) erhoben wird, verarbeiten wir diese zu diesem Zweck (siehe Abschnitt 3).
3. Kategorien der verarbeiteten Daten
Bei der Anmeldung über unser Online-Formular erheben wir folgende Angaben:
• Vor- und Nachname (Pflichtfeld)
• Titel (optional: Herr, Frau, Dr., Prof.)
• Berufsgruppe – Arzt, Fachpersonal oder Sonstiges (Pflichtfeld)
• Institution – Klinik, Praxis oder Sonstiges (Pflichtfeld)
• E-Mail-Adresse, zur Bestätigung zweifach abgefragt (Pflichtfeld)
• Anschrift – Straße/Hausnummer, PLZ, Stadt, Land (Pflichtfeld)
• EFN-Nummer (Einheitliche Fortbildungsnummer) zur Vergabe von Fortbildungspunkten (Pflichtfeld)
• Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung (Pflichtfeld)
• Ihre gesonderte, freiwillige Zustimmung darüber, ob Ihre Daten an das Herz- und Diabeteszentrum NRW weitergegeben werden dürfen (siehe Abschnitt 4)
Zusätzlich verarbeiten wir bei der Veranstaltung selbst Bild- und ggf. Videoaufnahmen (siehe Abschnitt 5).
4. Empfänger und Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer Daten an den Veranstaltungsort oder an die Sponsoren der Veranstaltung findet nicht statt.
• Herz- und Diabeteszentrum NRW (wissenschaftliche Leitung): Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich dann, wenn Sie dem bei der Anmeldung über das entsprechende Auswahlfeld zugestimmt haben.
• Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Eine Weitergabe an Anbieter des Online-Anmeldeformulars, das Website-Hosting oder das Unternehmen, das das Grafik-Recording erstellt, erfolgt nur, wenn Sie dem im Einzelfall zugestimmt haben.
• Ärztekammer: Bei zertifizierten Fortbildungen ggf. Teilnahmenachweise zur Vergabe von Fortbildungspunkten.
Die Veranstaltung wird durch Sponsorenbeiträge finanziert; die Sponsoren erhalten dabei jedoch keine personenbezogenen Teilnahmedaten und haben keinen Einfluss auf Inhalte oder Ablauf der Veranstaltung.
Eine Weitergabe an Dritte außerhalb dieser Zwecke erfolgt nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
5. Foto- und Videoaufnahmen
Während des HDZ-Innovation-Day werden Foto- und ggf. Videoaufnahmen angefertigt, die anschließend auf unserer Website, in Social-Media-Kanälen oder in Veranstaltungsberichten veröffentlicht werden können. Rechtsgrundlage ist, soweit einzelne Personen erkennbar im Vordergrund stehen, Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 22 KunstUrhG; für Übersichts- und Atmosphäreaufnahmen des Gesamtgeschehens, auf denen einzelne Personen nur beiwerkhaft abgebildet sind, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Bewerbung der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Sie werden vor Ort auf die laufenden Aufnahmen hingewiesen (z. B. durch Aushänge am Einlass). Falls Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, wenden Sie sich bitte an das Fotografen-/Organisationsteam vor Ort oder nutzen Sie die in Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse, damit wir Ihrem Widerspruch nachkommen können.
6. Speicherdauer
Anmeldedaten löschen wir, sobald sie für die Organisation und Nachbereitung der Veranstaltung nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch 6 Monate nach dem 20. November 2026, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Unterlagen mit steuer- oder handelsrechtlicher Relevanz (z. B. im Zusammenhang mit Sponsoring- oder Rechnungsdaten) bewahren wir entsprechend der gesetzlichen Fristen nach § 257 HGB bzw. § 147 AO (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre) auf.
Veröffentlichte Foto- und Videoaufnahmen bleiben online, solange der jeweilige Verwendungszweck (z. B. Veranstaltungsrückblick) besteht; auf berechtigten Widerspruch hin werden Einzelaufnahmen zeitnah entfernt.
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte gegenüber Ihren personenbezogenen Daten:
5. Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
6. Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
7. Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
8. Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
9. Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
10. Widerspruch gegen die Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO)
11. Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), z. B. bezogen auf Fotoaufnahmen
Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die in Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse.
8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig für den Sitz der gerne events UG in Berlin ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219 10969 Berlin mailbox@datenschutz-berlin.de
Sie können sich auch an die für Ihren eigenen Wohnsitz zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
9. Datensicherheit und Freiwilligkeit der Angaben
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unberechtigten Zugriff zu schützen.
Die Angabe der im Anmeldeformular als Pflichtfeld gekennzeichneten Daten ist für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich; ohne diese Angaben ist eine Anmeldung nicht möglich. Alle übrigen Angaben erfolgen freiwillig.